Règlement Trolls X’Trem Run

REGLEMENT

Article 1 : définition de l’épreuve

La « Trolls X’trem Run 11 » (en abrégé : TXR) est une organisation de l’ASBL Belgian X’Trem Run. Il s’agit d’une course pédestre jonchée d’obstacles sur sentiers et chemins balisés à parcourir seul ou en groupe. Elle se déroulera par vague le 10 août 2024 à Stambruges sur un parcours d’environ 14 km.

Article 2 : conditions d’admission

La course est ouverte à tous, licenciés ou non.

Tout participant doit avoir au-moins 18 ans pour participer à la course. Cependant un coureur âgé de 16 ou 17 ans pourra participer à la course s’il fournit – au plus tard le jour de la course – une autorisation parentale et un certificat médical datant de moins de six mois attestant son aptitude à courir, nager, escalader, sauter. Le coureur ne doit présenter aucune contre-indication à la pratique de la course à pied.

Pour les personnes de 18 ans et plus, nous n’exigeons pas de certificat médical mais nous conseillons de faire un bilan de santé avant de faire la course.

Toute personne qui participe à la course déclare être en bonne santé et être capable de nager dans le canal, sauter, courir, escalader et courir au-moins 15 km.

Article 3 : inscriptions

Les inscriptions sont ouvertes le 18/09/2023 à 19:00. La date limite des inscriptions est fixée au 22 juillet 2024 ou dès que la barre des 3500 participants est atteinte.

Vu le rush de la TXR, et vu que vous allez devoir cocher quelques cases à titre personnel lors de l’inscription, nous refusons les inscriptions groupées. Attention à l’orthographe du nom d’équipe pour le regroupement ! Indiquez EXACTEMENT le même nom d’équipe que vos coéquipiers si vous souhaitez démarrer du même box (voir point 6 regroupements).

La participation à l’épreuve est de 45€ et peut se faire via notre site internet http://trollsxtremrun.com  où vous serez redirigé vers le site de Chronorace ou notre plate-forme d’inscription . Le paiement se fait par virement (chronorace). Le prix sera évolutif en fonction de la période de l’année.

Chaque inscription est individuelle, irrévocable et ne peut être remboursée sous aucun prétexte.

Seules les 3500 premières inscriptions seront acceptées. Si pour des raisons techniques indépendantes de notre volonté, votre inscription était enregistrée et payée au-delà des 3500, votre inscription ne serait pas prise en compte et vous seriez remboursé.

L’inscription comprend : le tshirt exclusif de l’édition ainsi que le verre TXR (qui sera rempli au passage de la ligne d’arrivée), les ravitaillements, douche chaude, parking.

Article 4 : clauses d’exclusion

La TXR est, avant tout, une course déjantée où les participants viennent pour passer un moment festif avec des amis. Pour cette raison, l’organisation se réserve le droit de refuser l’inscription d’un trouble-fête ou de toute autre personne ayant ou ayant eu un comportement inadéquat avec « l’esprit » de la course des années précédentes.

Article 5 : retrait des dossards

Les dossards pourront être retirés dans la salle omnisports de Stambruges  la veille de l’épreuve entre 17h00 et 21h00 et le jour de l’épreuve de 09h00 à 13h00.

Tout problème lors du retrait du dossard est à régler sur place, le jour de la course, au stand « problèmes » situé dans la salle omnisports. Aucune réclamation lié au retrait du dossard ne sera prise en compte après l’évènement.

Article 6 : regroupement par équipe

Afin de partir du même box, vous devez impérativement indiquer le même nom d’équipe dans le champ prévu à cet effet sur le site Chronorace. ATTENTION à l’orthographe, espace, majuscule… Si vous n’avez pas indiqué votre nom d’équipe lors de l’inscription, vous avez la possibilité de le faire sur Chronorace jusqu’au 1er juin 2024.

Si le nom d’équipe n’est pas EXACTEMENT identique, le système considèrera que ce sont deux équipes distinctes.

Sachez qu’il n’est pas possible d’effectuer un regroupement par équipe si vous partez du box élite.

Article 7 : changement de dossards et T-shirt

Les changements de dossards pourront se faire jusqu’au dimanche 23 juillet 2024 à 23h59. Lorsque vous aurez trouvé un remplaçant, vous pourrez modifier toutes les coordonnées de votre inscription via Chronorace. Chaque changement de dossard sera facturé 2 euros. Il est inutile de communiquer avec l’organisation de la Trolls X’trem Run pour un changement de dossard, seul notre partenaire, Chronorace, qui est mandaté pour gérer les inscriptions de la course, est habilité à le faire.

Aucun transfert d’inscription n’est autorisé pour quelque motif que ce soit en dehors de la période d’échange.

Il est strictement interdit de courir sous le nom de quelqu’un d’autre. Tout participant qui transfère son dossard à une tierce personne sans suivre la procédure établie par Chronorace sera tenu pour responsable en cas d’accident ou de dommage résultant de ce transfert. Le participant initial assumera l’ensemble des responsabilités et conséquences juridiques qui en découlent.

Les changements de T-shirt sont possibles jusqu’au 23 juillet 2024 via le même système (chronorace)

Le fait de vendre, d’offrir à la vente ou d’exposer en vue de la vente ou de la cession ou de fournir les moyens en vue de la vente ou de la cession des titres d’accès à une manifestation sportive sans l’autorisation de l’organisateur de cette manifestation est puni par une amende en vertu de la loi relative à la revente de titres d’accès à des événements du 30 JUILLET 2013. Il est interdit de revendre son dossard sans passer par notre plateforme d’échange, le prix du dossard est le prix d’achat lors de votre inscription chez chronorace. Les personnes qui ne respectent pas cette règle acceptent la perte, pour tout ou pour partie, de la valeur de leur dossard. L’organisation se réserve le droit d’exclure un dossard en cas de manoeuvres considérées comme frauduleuses ».

Article 8 : box élite et départs

Les participants partiront du box indiqué sur les listings. Il n’est pas autorisé sauf accord préalable avec les organisateurs de changer de box. Cependant, nous tolérons les départs plus tardifs que prévus, par exemple : vous êtes inscrit en box 6, mais vous voulez démarrer en box 5 ou inférieur : interdit ! Mais si vous étiez prévus en box 5 et que vous souhaitez partir box 6 : pas de soucis !

Les participants désirant participer en « Elite » ont jusqu’au 1er février 2024 pour soumettre leur demande. Celle-ci doit être justifiée par un top 100 sur une des 3 dernières éditions ou des résultats significatifs sur d’autres courses à obstacles, trails ou joggings. Si vous partez du box élite, un regroupement par équipe n’est pas possible.

Merci de communiquer par email via l’adresse « info@txr.be » pour ces demandes. Seules les demandes concernant les inscriptions payées et validées seront tenues en compte.

Afin de ne pas être pris dans les barrières horaires de l’Article 21, et de ne pas faire rester en place des bénévoles pour les retardataires faisant la course en marchant, nous vous demandons de signaler lors de l’inscription que vous ferez la course en marchant.
Nous pourrons donc vous répartir plus aisément dans les différentes vagues afin de fluidifier la course.

Article 9 : code de bonne conduite

Les participants sont tenus de respecter le circuit tracé et balisé par l’organisation. Ils sont tenus de respecter le milieu naturel en ne jetant aucun emballage sur le parcours. Il est interdit d’apposer les pieds et mains sales sur les façades des habitations, barrières, véhicules,…

Tout coureur ne respectant pas ces points sera disqualifié sur le champ, sans remboursement, et ne sera plus autorisé à s’inscrire les années suivantes.

Article 10 : modification et annulation

L’organisation se réserve le droit de changer l’heure de départ et du retrait des dossards, le parcours, le kilométrage, les obstacles à n’importe quel moment.

L’organisation se réserve le droit d’annuler l’épreuve pour tout motif qui mettrait le coureur en danger ou en cas de force majeure (menace terrorisme, mauvaises conditions climatiques qui nous obligeraient à interdire l’accès au bois, refus des autorités, …)

En cas d’annulation de l’événement, les frais d’inscription ne seront pas remboursés.

Article 11 : déguisement, photos et droit à l’image

Comme chaque année, vous pourrez participer à la TXR avec un déguisement et nous vous encourageons à le faire.

Le jour de la course, avant le départ et tant que vous êtes encore propre, vous pourrez vous faire immortaliser au stand photo de l’ASBL Objectif-Photo dans la salle omnisports.

CADEAU ! Vous pourrez télécharger les photos gratuitement sur le site d’Objectif-Photo. Les clichés pris avant, pendant et après la course seront publiés sur le site quelques jours après l’épreuve.

indirecte.

 

En s’inscrivant et en prenant part à la course, chaque participant accepte expressément et renonce de façon définitive à tous droits sur son image liés aux photos, vidéos ou autres supports médiatiques capturés lors de l’événement. L’organisation, ainsi que ses sous-traitants (notamment l’ASBL Objectif-photo), se réservent le droit d’exploiter ces images pour la promotion de la course, la diffusion médiatique et tout autre usage en lien avec l’événement, sans obligation de compensation financière ou autre à l’égard des coureurs.

Article 12 : consigne

Vous devez déposer vos sacs à la consigne mais vous devez prendre vos dispositions en cas de pluie. Nous vous CONSEILLONS FORTEMENT d’emballer vos effets dans un grand sac plastique. Une étiquette reprenant votre numéro de dossard sera collée sur le sac. N’oubliez pas de retirer lunettes, documents, bracelets, bijoux, montres, gsm…

Nous déclinons toute responsabilité en cas de détérioration, de perte ou de vol à la consigne.

Article 13 : douches

L’organisation met des douches à la disposition des coureurs.

Nous déclinons toute responsabilité en cas de détérioration, de perte ou de vol dans les douches.

Article 14 : Responsabilité et Assurance

L’ASBL est couverte par une assurance R.C. pour l’organisation de l’épreuve. L’assurance ne couvre pas les risques individuels des coureurs ; il incombe à chaque participant d’avoir sa propre assurance individuelle qui couvre ses pratiques sportives ou de loisir.

Chaque coureur participe sous sa propre responsabilité et doit s’assurer de sa bonne condition physique. Si un coureur estime ne pas être capable de franchir un obstacle, il peut le contourner et poursuivre sa course.

L’organisation décline toute responsabilité en cas de défaillance physique ou technique, bris, accidents causés par le non-respect des consignes des organisateurs. Il en est de même pour la perte et/ou le vol d’objets ou de matériel.

Les frais ambulatoires vers les hôpitaux sont à charge des participants.

Article 15 : tenue et équipement

Le déguisement est fortement conseillé, faites vous plaisir et il sera partagé mais les objets tranchant sont interdits ainsi que les épingles ou tout autre objet pouvant abîmer un obstacle.

Nous vous conseillons de protéger les genoux et de porter des gants légers.

Les chaussures à pointes (spikes) sont interdites ainsi que les bâtons de trail ou de marche.

Article 16 : prix et récompenses

Les trois premiers hommes et dames seront récompensés sans distinction d’âge mais pour obtenir la récompense, il faut impérativement être présent à la remise des prix qui aura lieu dans le chapiteau principal dans l’après midi.

Seuls les participants partants des box « élite 1 » et « élite 2 » peuvent prétendre à un prix.

Seul(e)s les prétendant(e)s au podium sont obligé(e)s de franchir tous les obstacles et ce, en respectant leurs spécificités.

Article 17 : parking et stationnement

Un vaste parking, signalé depuis plusieurs accès, sera à votre disposition, les coordonnées vous seront communiquées avant l’événement. Attention, tout véhicule stationné en dehors des heures d’ouverture du parking sera signalé à la police.

Un plan de circulation sera établi, merci de le respecter !

Article 18 : sécurité

Au regard de l’indice de menace terroriste en Belgique, l’organisation se réserve le droit de fouiller les sacs à l’entrée du site.

Article 19 : Informations de course et newsletter

L’inscription implique obligatoirement pour le participant l’abonnement aux newsletters « Participants ». Ces newsletters permettront aux organisateurs d’envoyer toutes les informations pratiques nécessaires pour la préparation et le bon déroulement de la course.

Vous pouvez également vous inscrire à la newsletter « Générale » qui vous permettra d’être tenu(e) au courant de la date des prochaines courses.

Artricle 19 : RGPD

Conformément à la Réglementation Générale de Protection des Données, vos données personnelles fournies lors de votre inscription ne seront ni vendues ni cédées. Elles sont conservées par Belgian X’Trem Run à des fins publicitaires et commerciales. Chaque individu peut, si il le désire, demander la destruction de ses données par nos équipes et/ou se désabonner à nos newsletters via nos canaux officiels.

Article 20 : Contrôles.

Des contrôles de puces/dossards seront effectués durant la course. Toute personne se trouvant sur un obstacle, ravitaillement ou un terrain privé sans puce ou dossard se verra écartée de la course.

Article 21 : Fin de course.

3h après le dernier départ, l’organisation de la course modifiera le parcours afin d’écourter celui-ci et de guider les participants de la manière la plus rapide vers le site d’arrivée.

Les obstacles seront démontés dans l’ordre du parcours juste après le départ des derniers participants.

Article 22 : Offre Promotionnelle : Bouteille de Trolls pour les 1000 premiers inscrits.

Dans le cadre de la course à obstacles TXR, en partenariat avec la brasserie Dubuisson, nous avons le plaisir d’offrir une bouteille de 75 cl de Trolls aux 1 000 premiers participants inscrits, selon les modalités ci-dessous :

Éligibilité à l’offre : Seuls les coureurs qui recevront une confirmation d’inscription indiquant qu’ils font partie des 1 000 premiers inscrits bénéficieront de cette offre.

Retrait de la bouteille : Les coureurs éligibles pourront récupérer leur bouteille uniquement après avoir retiré leur dossard de la course. Pour obtenir cette bouteille, chaque coureur devra échanger la puce de chronométrage fournie lors du retrait du dossard.

Lieu d’échange : Les échanges se feront exclusivement au « Terroir des Trolls », le magasin officiel de la brasserie Dubuisson, situé à Pipaix. Aucune bouteille ne sera distribuée sur le lieu de la course ou par un autre moyen.

Conditions : La bouteille ne peut être échangée contre de l’argent ou un autre produit. Si le coureur ne récupère pas sa bouteille dans les 2 mois suivants la course ou choisit de ne pas utiliser sa puce de chronométrage pour l’échange, il renonce automatiquement à son droit à la bouteille.

Nous encourageons tous les participants à profiter de cette offre exceptionnelle et à déguster la bière Trolls avec modération après la course.

Cette action est valable pour les 1000 premières inscriptions payées, action valable jusqu’au 29/02/2024
 

La participation à la Trolls X’Trem Run entraîne l’acceptation sans réserve du présent règlement et de l’éthique de la course.

 

© Belgian X'Trem Run ASBL
N°ent. BE0838.731.680

Beloeil